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会点资讯:写给会议人的2条12字箴言

做会议很辛苦,很恼火,有时候上窜下跳很无助,那么为什么我们还是要坚持做呢?因为对于热爱社会交往的人来说,我们传递着一种社会资本(促进信任和交流),当人们聚集在一起的时候,神奇的事情就会发生。当你看到你有能力把一群人聚集在一起兴奋交流的时候,那种成功后的喜悦会冲洗连月来的疲劳、汗水和委屈。


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作为一个12年的传统会议人,在这里给行业朋友们分享这么多年来做事、做人的2组12字箴言。


第一组箴言是关于如何做事(办会)的,这就是:先上后下,先人后己,先外后内。


这12个字还是10几年前我刚入行的时候,我们的顾问、德高望重的老郭告诉我的。那么我逐一进行解释:


先上后下:

由于会务工作很琐碎。干事的人没有决策权,有决策权的人不干具体的事,这就存在一个天然的决策和执行不对称的问题。大多数人又不敢问上面的人,怕领导(包括客户)骂,骂自己没本事不专业,再就是害怕即便是问了领导的意思领导也给不出意见。因此往往是先做了再说,然后一层一层从下往上汇报,一次一次修改、返工,再上报、再返工,因此往往是直到最后几天大领导才关心,这时候往往疲于奔命的还再改。因此,先上后下,就是先搞定决策层要达到什么意图和目的。


一个会议和活动,最高决策者(发起人)一定有一个意图,弄清楚Goals & Objectives很重要。比如通过会议干什么?问下面这些问题就行:

首先是文财务指标:究竟是投入钱班会还是要通过市场化盈利,还是只要不亏就行;会议性质是商业性的、回馈性的还是中性的。


衡量会议成功的指标是什么:是会议人数规模、让主办方出名、展商规模、媒体曝光或宣传、收入、开幕式成功、业内最难请的演讲人出场……需要问清楚,因为一个会议只能达到有限的目标。


收入和支出怎么处理,每一笔钱怎么进来,怎么花出去,花在哪些方面,有哪些侧重点。这样花钱做预算就有一个度了。


最高决策层的越策意图明白了,才好办事,否则,就是下面天天揣测领导(包括客户、发起人)的意图。这个程序千万不要搞反了。千万不要怕挨骂,怕麻烦,否则就是自己害自己加班返工。


先外后内:

一个活动的成功,离不开合作伙伴、赞助商、演讲人、媒体等各种各样利益相关方协助。这时候,会议人的重点是梳理各方的需求和诉求,安排对外事务。安内必须先安外,把对外事务都理顺了,把该踢的皮球都尽量的踢出去(球千万不要在自己脚下,那还是自己的事),把球先传给别人,把责任和工作都分出去,把义务和时间节点尽早说清楚。否则捏在自己手里,烂在自己手里,那就是对自己和组织的不负责任。注意:把工作分出去不是撇开责任不干,而是尽早地启动,尽快地向各方说明问题,即便有了误解、误判、风险也有时间补救。这是一种很好的沟通方法。


先人后己:

一个活动的成功与否,也离不开本部门成员、跨部门的成员的支持与协作,这时候,先组织项目启动会议,把属于大家的工作分清楚。先把需要别人协助的事情弄清楚,先把需要配合别人干的事情先做完,再干自己的事情。先安顿别人的工作,先把别的人的饮食起居刚弄好(千万不要平白无故让人家跟着你无辜的加班)。因此,我们会议人往往白天在疲于奔命在开会,在协调,而只有晚上才是自己真真有效工作的开始——白天都在忙别人的事情,为他人服务,而只有晚上电话铃声安静了才有时间做自己的事情,这是常态。如果你只顾自己的事情,把别人的事情放在后面,不顾别人的感受,那么不仅传达不及时,团队之间怨气也会很大。


以上是送给项目经理做事的12字箴言,是经过十几年的运作总结出来的,顺序不要搞错。


第二组12字箴言是关于如何做人的,这就是:自带流量、超长待机、优盘生存


自带流量:

以后的会议公司日趋小型化,不可能养太多人,一是养不起,二是即便养得起,效率低下不如外包效率高。所以,未来的会议人自己就是一个流量IP,有自己的小众粉丝,在一个细分领域是专家,有一定的追随者,因此他即是产品经理,也是一个媒体人,也是一个专家。他能够发表独家原创的专栏、研究文章,有一批精准的读者、追随者、信任者。比如,我所认识的SIMBA的Mote Chan陈实自己就逼迫自己成为食品饮料行业的专家,这样才有自己的读者追随者。能写出行业观察,万字长文,你还真的要佩服背后的韧劲。


同时,自带流量意味着他必须有一帮哥们,在危机的时候愿意帮他,有酒店朋友,有赞助商朋友,有媒体朋友,有黑道白道灰道的朋友,需要的时候互相帮忙,只有把自己做牛了,才有牛人愿意帮你,只有知己愿意付出社交成本(投入时间和金钱)才有社交回报。


超长待机:

没错,这四个字不是说电脑和手机,说的是人。会议人本身是一个服务者而不是一个管理者。这个世界本身就不缺管理者,缺少的是有服务意识的人。然而,服务要服务的好,服务的响应能力要高,又快又好是服务的基本要求。什么时候要?现在就要!——这是服务业的常态!要做到这样,对我们会议人的体力和精力而言是一大考验。这就意味着晚上10点以后你不能关机,双休日也要做好加班的准备,甚至是连续一周一个月通宵也是常见的。身体不好、有心无力是不行的。信息化时代,大家都很焦虑,失去了耐心,我们如果不如机器,迟早会被机器取代。因此,为什么AI,无人便利店很火,就是永久在线,永久待机啊。那些晚上11点还能回复我们的供应商,那些凌晨还能追加要求的服务商永远是手续要的,哪怕价格贵几倍又如何?


因此,对于会议人而言,五星级酒店的床永远不属于你(注:这个观点是飞翔的二伯曹祖峰提出来的,我深深认同。你不要以为会务组为你定了房间,但是你一定在会议的现场,你根本没时间入住,能有三五个小时安稳没有电话的睡眠就是奢侈)。


优盘生存:

优盘生存貌似最早是罗辑思维的罗胖提出来的观点,在这里我想说,一个会议人的知识储备必须很大,在怎么打都不为过。贯通行业内外的全才和通才。所以会议人必须多问、多读、多写、多思考。所以,我和春雷发起了会展人读书会,只有你读书多了,能够融会贯通的东西就多了,操作会议的议题和演讲人就比较得心应手。


咱们做会议的,往往被外界当做皮包公司,看起来也确实是这样,几个人就可以干。但是没有广博的又纵又深的专业、行业知识储备是不行的。会议人必须和各行各业见面聊天,能有话题感,能搭得上话,搭上话至少敢于亮出自己的观点,这是很难的。


能搭上话,能够像优盘一样即插即拔,解决问题,就增加了互信。你在竞标的时候就多了几分胜算。是你告诉人家怎么做还是人家要求你做什么这是区分优盘的关键。


以上,即便我等从业十几年,也只达到了三成功力,12字真经,留给热爱的朋友一起修炼。


原文作者:楚有才 内容来源:会议圈 转发:会点网 袁帅



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