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会点网:制定会议活动预算的基本原则

作为一个会议策划人必须要有把控会议预算的能力。预算涉及收入和支出,这就直接关系到活动的成败,所以预算是会议活动的战略工具,让策划人能够精确预测、监测各项支出和收入,从而开源节流。


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那么,预算编制有哪些原则呢?以下就是几个基本原则。

 

其一,首先必须明确会议活动的财务目标是什么


在接到一个活动的时候,首先问问自己(或主办方),这个活动的目标是什么?简单来说就是问自己,这个活动是盈利的活动、盈亏平衡的、还是纯粹花钱的活动。


盈利的活动通常是商业会议和协会会议,通过会议能产生盈利能力,且收入大于支出。


盈亏平衡通常也是非盈利组织,比如协会或NGO主办的活动,目的是不要亏就行,只要收支平衡就行。


纯粹花钱的活动就是贴钱的活动,通常是企业或政府的市场营销、公关、答谢、回馈类的活动。


但是,理想很丰满,现实很骨感,很多决策者口口声声说这个会议是非盈利,投钱的,但是在执行之中,却又拼命的压低预算,缩减开支,甚至希望能够盈利。对外说非盈利,对内要求盈利这就比较变态了。


因此,开始就要明确会议的目的是啥,赚钱就赚钱,投钱就投钱,名和利往往不可兼得的。所以,不同的目标决定了预算怎么做。

 

其二,预算是一个动态的过程


英文中通常用budgeting代替budget,因budgeting是动名词,因此预算是一个动态过程,因为随着会议进度的开始,收入和支出都是变动的,需要进行监测、预警。这就要涉及到一个不确定性,为了应对不确定性,通常而言,会按照总费用的3-5%预设一笔不可预见费(contingency fee),50万以下活动的不可预见费的比例适当调高(比如10%)也是必然的。在异地举办的会议不可预见费适当提高比例也是必须的。


需注意,不同的会议类别,不可预见费也不一样。一般而言:政府会议>协会会议>公司会议。WHY?因为政府往往对市场规则不敏感,长官意识严重,不按常理出牌,都是围绕长官的意志和服务为转移,所以变化很大,协会会议次之,企业最次。


策划人要随时监测人数变化,适当做好促销手段,千万不要坚持到最后做甩卖(这也是对赞助商、演讲人、注册代表不负责任)。

 

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其三,收入按少的做,支出按照多的做


很奇怪,我发现很多人在做预算的时候为了把预算做得漂亮,往往人为的把收入(注册费和赞助费)做高,且是满打满算的,而与此同时把支出做得很低,人为的让会议“盈利”,不知道是为了让领导开心呢还是让投资人开心,总之是信心爆棚。But,这样的预算编制方法是损人不利己。


正确的方法是收入往小里做,支出往大里做。支出按照最大人数做、高配来做,收入按照最低可预见的收入做(比如注册费可以按照早鸟价计算收入),如果这样做还能盈利,或者说尽管有亏空但是跳一跳还能盈利,那么就go ahead。如果支出/收入比大于1.2就要预警了(研究后续有没有收入增长的空间),系数大于1.5就很危险,需要重新认证可行性,如果大于2几乎需要推倒重来了。

 

其四,仅仅计算可变成本和固定成本是不够的


不知为什么,大多数策划人和主办方都已经习惯了固定成本(成本不以参会人数的增长而增长的成本,例如场租费)和可变成本(成本以参会人数的增长而呈正比增长的,如餐饮费)。BUT,仅仅计算这些是不够的。


WHY?你的策划人和员工不值钱吗?他的时间和风险不值钱吗?


主办方肯定会说,你们不是已经收取了service fee或management fee了吗?怎么还有人员费呢?答案是当然要的,看不见的admin费用、overhead费用必须计算在内。比如你在这个会议上总共投入了多少人力,以及因人力而导致的加班、通讯、餐饮费。这个费用其实也是不少的,尤其是当一个会议跨度超过半年以上的时候,如果不计算这个,成本不得了。因此,不管是自己主办会议还是为别人提供外包服务,这笔账要算清楚。这笔账是机会成本、管理成本、人员保留成本,可以少收不能不收,这也是底线。有的公司可能为了拿标,甚至只要管饭就干,那么到头来是损人不利己,服务质量一塌糊涂,到最后员工拿不到正当的回报也就走了。会议还是需要gentlemen servicegentlemen的。


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第五,做了这么些个会,有没有什么经验呢?


通常而言,会议开始前的一个月,会议的收入基本上就不会有太大的增福了。这时候赶紧锁定并控制成本了。

一般而言,注册费的收入能够占总收入的20-30%是很不错的,其余的收入主要靠赞助费。一些运作得很好的会议的注册费收入能做到50%以上,注册费收入比例能够收得越高,说明这个会议越牛(说明对赞助商的赞助的依赖度不高)。


注册费一般怎么定价呢?基本原则是什么?一般而言,注册费总收入不得低于可变支出总支出。赞助总收入不得低于固定支出+行政开支。对于一个在酒店举办的会议的注册费,一般而言注册费是这个会场的meeting package的1.5-2倍计算,商业会议的系数则更高,否则,对于赞助的压力就很大。

 

时代在变,好的策划人能够很好的凭借经验预测每天人数的变化,所以很好的控制成本。


|来源:会议圈 原文作者:楚有才  会点网 平台转载发布



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