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会点网:“互联网+会展”新常态下 展馆要如何信息化建设发展?

会展业作为一个服务型产业,其核心业务就是营销和服务。在“互联网+会展”的大背景下,传统方式的营销和服务模式会面临颠覆性的改变。互联网重构了商业价值、变革了服务边界、提高了服务效率和质量, “互联网+”正在促使我国展览业面向数据化、平台化、智能化发展,会展业信息化成为了新常态。


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“互联网+”是产业运营理念、思路、手段和途径,创造新的运营管理模式。互联网、移动互联网、大数据、云计算、人工智能等信息科技技术手段都可以为会展产业注入新的活力,但作为实体产业的内涵、质量、品牌、规模以及客户等实体元素都需要不断的去提升和维护,以此来实现产业的进一步发展。业内已经谈了不少的就展会项目在运营管理如何+互联网,如何与信息技术结合,如何将数字化应用渗透到展会各个环节中,而作为会展业发展的落脚点和切入点的会展场馆,在展馆的信息化建设和运营管理上,却相对要声音小了好多,甚至可谓平平。

 

目前,我国国内会展场馆大多数以展览业务为主,展馆数量在逐年增长,展览面积在逐年增加,但是展馆的整体使用率偏低,展馆在运营和管理上业务同质化严重,呈现非良性发展的态势,强者愈强,而弱者愈弱。根据中国贸促会发布的《中国展览经济发展报告2016》统计数据显示:


1)2016年全国共举办2590个经贸类展览会,涉及展览场所189个。在报告中所定义的中国展览馆市场包含156个展馆,比2015年增加20个,室内可租用总面积约825万平方米,较之2015年增加了176万平方米;

2)2016年全国共有16个展览馆举办展览会数量在40个(含40个)以上,约占全国展览馆总数的8%,合计举办展览会1130个,约占全国展览会总数量的44%;

3)全国共有10个展览馆举办展览会在30-40个之间,约占全国展览馆总数量的5%,合计举办展览会345个,约占全国展览会总数量的15%;

4)有17个展览馆举办展览会数量在20-30个,约占全国展览馆总数量的12%,合计举办展览会393个,约占全国展览会总数量的15%;

5)有26个展览馆举办展览会数量在10-20个之间,约占全国展览馆总数量的13%,合计举办展览会365个,约占全国展览会总数的13%;

6)有120个展览馆举办展览会数量在10个以下,约占全国展览馆总数的62%,合计举办展览会356个,约占全国展览总数量的13%。


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办展数量40个以上的展览馆举办了占总量44%的展会,而有约60%的展馆合计举办了14%的展览会,这一数据十分客观和强势的说明了,目前我国各展览馆办展数量上存在极其巨大的差异。另一方面,随着市场经济的转型升级和转变,客户需求的重要性愈发凸显。在新商业时代,无论是参展商还是观众,都更加注重服务体现,对于会展活动的评价也不再仅仅局限在参展商或是观众的数量和质量上,在配套的交通、餐饮、住宿、网络、视觉或语音导航、数据管理等复合型综合服务满意度上,伴随着新生代80、90后经济实力成为市场消费主流大军,传统形式的业务经营模式上不得不残酷现实的承认要发生根本性的转变,这一代新兴消费力量对于服务体验有着更高追求,那么展馆在服务需求和服务内容和经营上,也需要转换理念,在“互联网+会展”新常态下,展馆要如何做信息化建设,并如何利用信息化做更好的发展?

 

展馆的信息化建设的目标就是建立数字化形态的展览馆。数字化形态展览馆是利用当代科技中引人注目的数字化技术、现代通信技术、网络技术、VR/AR技术、人工智能(AI)技术和大数据技术,软硬结合,将传统展览馆所具备的职能以数字化的形式表现出来或进行数字化的升级,用数字化技术在互联网和展览馆网络之间实现信息的采集、管理、开发与利用。


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和传统的展览馆相比,数字化形态展览馆将使其与传统展览馆区别开来,其根本标志在于前沿科学信息技术的运用及管理上信息的数字化加工、挖掘及科学利用。

 

展馆的信息化建设,在软环境方面必须要满足展览馆数字化的条件(智能硬件、网络、数据采集、数据信息处理中心等),它是基础,也可谓是前提条件,这也制约了老展馆或已建成运营展馆在信息化建设上的阻力重重的根本原因。

 

展览馆的信息化更加侧重于软环境的建设,这与当前国内展馆重硬环境(地理位置、展馆结构等)和严重同质化经营模式和理念,实现了良好的软硬结合互补,打造差异化展馆创新经营的发展需求得以呼应。

 

信息化建设型和经营型的展览馆是传统展览馆面向新世纪、适应信息时代发展要求的产物,也是现代展览馆发展的必然。具体可以体现在:

 

1.展馆的安全管理信息化

 

展馆是短时间内大量的人流量的集散聚集场地,安全将是第一要素。那么在展馆的无死角监控领域、门禁系统、安防系统、消控系统、车库管理、照明控制、空气质量监控、重要物品(阀门、电闸、网关)监测等与展馆基础安全运营息息相关,利用物联网技术,将整个展馆在安全领域实现信息中心“中枢”化安全建设,统筹管理,具体如何构建,在本文中将不过多赘述,想了解物联网技术在安全建设管理方面的朋友,可以自行了解。


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2.稳定的数字化网络环境部署

 

提到信息化建设,是离不开对网络的实施和部署的。在当前我国内的展馆,暂且不提网络的部署后在展馆方是否有对数据的采集,和后续的统计分析具备该意识和技术团队,单单就场馆现场的手机信号4G的稳定性,场馆WIFI环境的稳定性,便已经让组展方、参展商和观众们难以接受。没有一个良好稳定的网络环境,那么对一场展会本身也好,展馆也罢,要做信息化建设,无异于天方夜谭。

 

中国互联网络信息中心(CNNIC)发布第39次《中国互联网络发展状况统计报告》显示,截至2016年12月,中国网民规模已达7.31亿,互联网普及率达到53.2%;我国手机网民规模达6.95亿,手机网民占比达95.1%。人们的日常生活已经离不开互联网/移动互联网。


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展馆通过建设稳定的数字化网络环境,不但有助于展览会项目现场开展更多的信息化互动,提升展商和观众的体验,同时也将是展馆建设自身大数据中心的必备技术手段。

 

3  对外展示系统信息化

 

对外信息化展示分为两个部分,一部分是面向互联网的信息展示;另一部分是面向来展览馆参观的观众的信息展示。在互联网上展示展览馆信息,网上用户可以不受时间和空间的限制浏览网上展览馆的信息,全面的展示涉及到展览馆各个方面的信息,在技术实力允许下,展览馆还可以建立展馆的互联网数字化展览,将展馆的各项展会,搬到互联网,不受时空限制的展出,并可实现相对应的交互互动和促成交易。

 

而面向来展览馆参观的观众的信息展示,通过虚拟现实、三维空间、图像、声音、超文本链接等多媒体化的方式,亦或者通过与展馆微信公众号(或APP等类前端交互功能平台)的结合,为步入展馆的参观的群众或展商,做信息化的导览和咨询解答服务。

 

4  对内办公系统自动化


办公自动化系统能够满足展览馆不同层次的管理者和工作人员高效率处理日常事务的工作需要,提供邮件服务、会议组织、日程安排、公文发送、个人办公、议题讨论、管理监督等功能,有效的协助展览馆领导顺利完成各项工作。通过对内部的OA系统,CRM等系统的必要引入和使用,必须能够确保从高层次到低层次的各部门,以及所有有关的办公人员都可以在桌面计算机上处理日常工作,在网络上完成绝大部分公文的处理和传送工作,提高各部门之间的协作效率,及时获得各种信息和统计数据,知晓各项工作的进展情况,从而进行决策。


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以上只是在展馆信息化建设和运营中不可跨域的4个基本要点,展馆的信息化过程是一个管理实践信息化的过程,是管理的大整合,展览馆信息化建设的主体,要根据信息化建设目标和展览馆的实际,制定统一的信息化建设的规划和框架,以此来指导具体的信息化进程。要统筹利用单位已有资源,包括硬件资源、技术资源、信息资源和人才资源。信息化建设不单纯是一个系统,它包含了很深的管理思想,根本上讲是一个管理项目,只不过是通过信息化的手段去实施。

 

“互联网+会展”新常态下,展馆的建设和运营发展,必然要顺应大潮,打造信息化建设为基础的新兴展馆,不止是行业发展的必然产物,也是当前我国展馆市场业态下,突破现有局面的出路!展览馆信息化建设是一个有始无终的过程,随着展览馆在不同发展阶段所要解决的问题的不同,随着单位环境的变化,展览馆的信息化系统的应用也需要不断的优化和深入。


本文原创作者:袁帅  由 会点网 平台发布

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