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【会点办会指南】办展指南之百项流程工作造就成功展览(下)

53项目执行启动

项目启动代表着项目前期各项作者:毛豆先生准备与落实工作均已完成,根据项目策划机构的设置,选择适当的时机,正式启动展览活动事件的运营工作。


54流程协调

前期虽然制定了大量的工作内容与流程,但是在具体开始运营后,应当根据实际运营情况随时调整流程,以保证各部门工作的顺利进行。


55促销反馈

根据市场促销情况及时汇总相关展览购买团体的反馈信息有助于更好的掌握市场情况,针对不同的市场情况对营销战略进行调整


56 场地核查

场地核查是在预定场地的基础上,对展示场地的会议场所、展览场所等进行更深入的核查。关于展示场地核查内容见场馆选择章节中。


57 媒体统计

1、负责媒体信息、资料的收集整理,承担项目的媒介监测工作,定期提供媒介监测报告;

2、担负日常媒体研究工作,为公司媒介传播提供战略、战术上的支持; 

3、承担公司传播研究所的日常管理任务。


58 阶段总结

按照既定目标执行相关作务时,阶段性工作总结是有效促进工作任务的一种手段。阶段性总结包括了:行政管理总结、市场发展总结、责权与分工协调性总结、业绩总结等。


59 客户回访

客户回访是客户服务的重要内容,做好客户回访是提升客户满意度的重要方法。客户回访对展览组织者来讲,不仅通过客户回访可以得到客户的认同,还可以创造客户价值。我们对很多企业的客户回访进行分析后,得到的结论是客户回访不会只产生成本,充分利用客户回访技巧,特别是利用CRM来加强客户回访会得到意向不到的效果。


60 观众服务

观众服务是展览活动服务中的关键性环节。掌握观众需求、有效组织观众参观、通过动态信息的传输使观众随时掌握展览活动的进展,有助于加深观众对展览活动的认知。观众服务包括了:准备观众信息、寄发观众参观函、邮发观众证件、公告举办期相关活动等。


61网站建设

目前阶段,建设展览网站是组成展览网络服务的重要组成部分。展览网站也是展览组织者一个可以、廉价的载体可以有效促进展览的服务同时提高展览文化品牌建设。展览网站建设包括观众在线登记、参观展在线报道、展览项目信息公告、展览服务信息说明、展览动态信息发布等。


62现场布置设计

现场布置设计通常需要在掌握了展示场地的基本下,根据项目规格参照展示地相关构造图进行设计。主要包括了:开幕闭幕主设计、主席台设计、观众路线设计等,随着各种组织人群对展览活动的关注度加深,展览现场的人员就会发生相应的变化。所以通常设都要求现场布置设计要留出足够的空间。


63参展手册制定

参展手册是展览组织者为参展群体作者:毛豆先生制定的参展商参加展览的服务手册。手册中对于本次展览活动事件的相关说明、标准、规定、服务项目等均进行了相应的条款制定。


64证件制作

展览活动包括的证件较多,不同的展览事件证件也有一定的区别通常会议的证件包括:嘉宾证、媒体证、参会证、车证等。展览活动的证件包括:参展展、邀请卡、参观票、参会证、施工证等。


65 邮递通知

大部分展览事件均需要通过邮电部门寄发大量的相关证件与函件。通常可以采用大宗邮件或印刷品等主式进行大批量发送。发送时,应当预留一定的邮寄时间与回复时间,以免由于邮寄等问题影响活动。


66展场软服务检查

展场软服务检查,是指对展览场馆相关的水、电、空气、环境噪音以及工作人员业务熟悉程度、展期零售与供应类物资的储备等。


67食宿抽查

展期内,需要供应大量的膳食。参展商作者:毛豆先生在展示期间通常由组织机构安排专业餐饮机构进行配餐安排。部分展览活动同期也举行会议、晚宴等相关活动,这些活动均需要一定量的食物与饮品。组织机构应当在展期即将接近时,对相关服务商进行统一协调与食品卫生检查。参展人员住宿的酒店、宾馆等,在展示期是否能保证住宿者的休息环境的安全、卫生、宁静等,均需要提前对相关服务商进行培训。


68会刊编制

展览活动期间组织编制精美会刊,利用彩色胶印,会刊在展览会场及展览会结束后分发给主要观众和买家,企业也可以现场定购。这是展览组织者提供的服务内容之一。在展览活动召开之前,对会刊内容,规格、资料确认日期均应当提前告知。同时,应当给予技术指标提示,以防止大量工作的重复造成浪费。例如:通过会刊尺寸为210×285mm,相关供稿机构应当提供菲林或设计稿交至组织机构相关部门。


69安防保障

安防是指安全防范。安全问题是大型展览活动组织者、参与者共同关注的一件大事,因此安防也是展览活动尤其是大型公众性参与活动是具有潜在危险的高风险工作。通常大型展览活动事件的安防工作,由组织者、国家安全管理机构、社会治安管理机构等共同完成。


70应急预案

应急预案是指为了防止发生突发事件而事先准备的各种补救与防止性方案。应急预案是展览组织者及其管理管理在准备开展大型活动之前对可能突发公共事件的事前预防、事发应对、事中处置和善后管理过程建立必要的应对机制,采取一系列必要措施,保障公众生命财产安全。应急管理是对突发公共事件的全过程管理,根据突发公共事件的预警、发生、缓解和善后四个发展阶段,应急管理可分为预测预警、识别控制、紧急处理和善后管理四个过程。应急管理又是一个动态管理,包括预防、准备、响应和恢复四个阶段,均体现在展览应急管理的各个阶段。


71布展启动

布展是指参展企业根据预定展示面积,在指定的时间段内进入展示场馆,根据产品展示需求设计布置展示究竟。布期启动后即进入布展期,布展期通常会展学习团安排在展览活动正式开幕前的三天或五天。


72标摊安装

标摊:即标准展位的简称。标摊安装指组织者为参展企业搭建统一标准、统一规格的展示空间。目前的展位构成分为:标准展位、特装展位、异型展位、表演展区等,通常标准展位由组织者进行统一规划布置。企业不需要进行独立的搭建布置。


73接待准备

展商接待准备指大型展览活动对参展机构实施有参展接待全过程的准备工作。包括了参展商注册、预定酒店、展品物流、资料发放、展期物资领用等。


74施工公告

进入布展期后,对于部分特装展台需进行独立管理与服务。参展商在布展时,根据组织者与展示场馆共同制定服务流程,进行相关报批手续办理。主要包括有:展位电路图、材料说明图、展位平面图等。部分地区目前已要求特装展位施工服务机构必须由展示场馆或当地建筑设计管理机构资质证明方可进行施工。


75安检准备

展品安检指展览组织者与相关执法机构对进行展示空间的相关物品、促销品、试验品、表演品等进行必要的安全检查。防止携带有害物质的物品进入展示场所,给展场内人员造成人体伤害或事故。展品安检准备即组织机构与执法机构共同制定相关管理手续,并进行公示为展品安全展出进行必要的准备工作。


76人员核实

这里指的人员核实,主要指:团体观众核实、参展企业代表核实、会展学习团参观领导核实、媒体核实、展场服务商核实、临时工作人员核实、展场其他人员核实。主要核实内容包括:单位名称、姓名、身份、进出展场规定日期等。

3.77会务安排

1.发放会议通知

2.邀请领导:

3.参展代表回执

4.观展代表回执

5.酒店订房

6.会议室预订

7.餐饮预订

8. 联系旅行社

9.代表接送及参观考察车辆

10.联系落实摄影师

11.会议纪念品采购

12.资料打印装袋

13.会场播放光盘准备

14.与参观考察地联系落实等。

15.会场主席台背景等布置:

16.会标电脑喷绘内容

17.主席台就坐人员座牌

18.代表证制作


78会场布置

会场布置即举办会议、展览相关活动的空间进行布置。不同的活动、不同的主题均有通过各种方式展示给参加者,需要提前进行布置。特殊的会场布置则要在音频、视频、舞台、演讲台等方面也进行规模性的调整与设计。


79法律援助

法律援助是现代展览业科学发展的服务创新之一。法律援助可以实现有偿服务也可以实行义务支援。展览活动中,总会产生一些法律咨询方面的事务。通常展览活动结束后取证较难。所以,现代展览组织机构均在展览活动现场安排了法律援助,帮助组织者、参展者、参观者进行相关法律咨询事务处理。


80知识产权服务

知识产权服务在近几年国家给予了高度重视并开展了一系列工作。在展览活动期间,经常会发生知识产权方面的纠纷。例如:产品设计侵权、企业名称侵权、会展学习团著作权肖像权使用不当等。均属于知识产权管理范畴内,需要对相关事件进行处理。


81 展品保险

展品保险是展览组织者为参展企业提供的一项基本服务。通过保险的方式保证参


82交通管制

在举办大型展览活动时,通常举办地(目的地)均会实行交通管制。交通管制包括各种水上、陆地、空中交通工具行使、停留、运行中的相关管理规定。以保证活动的顺利进行。


83气象分析

及时掌握举办地气象信息并做出相应的准备,可有效的降低因气象灾害带来的损失,气象的变化直接影响到大型活动(特别是室外活动)的举办,根据可能发生的气象情况做出相应的准备,也是体现展览组织者科学服务的重要指数。


84同传翻译

同传主要指展览产业中会议的现场语言同声传译,翻译在这里也指展览活动空间内语言交流服务。是指展览或会


85流程演示

按照相关活动任务开展先后顺序进行预演,例如:开幕、领导上台顺序、发言顺序、退场顺序、参观人员入场顺序、参观路线,退场方式等,应在布展结束后或会议场地清理后,由展览活动最高指挥者带领所有工作人员,按照任务分工,进行一次演示,以保证展览项目的顺利进行。


86主持走场

无论是展览开幕或组织会议,均会有相关的主持人员,司仪人员为展览活动服务,为了保证展览活动的顺利进行。应当为相关项目的主持人员,司仪人员安排独立的现场预演活动,帮助相关人员更好的熟悉现场流程与相关注意事项。


87嘉宾排序

主要争对展览活动中,重点开幕仪式、剪彩仪式等。会展学习团排序方式可以为了单排排序与多排排序,需根据相关场地与参与人员数量来确定排序方式。通过排序方法为重要嘉宾站中央位置、其他人员按照行政级别或参与重要性进行排序。


88门禁预演

门禁预演是又被称为出入预演。当展览活动要举行时,就有会各类相关群体通过固定或指定的通道进行到展览展示场所。对于大型展览活动,在举行之前进行门禁预演是十分有必要的,一方面可以了解出入口每分钟的流量,另一方面对于相关人员的注册、登记、验证是否方便快捷均应该进行预演。


89证件统计

展览活动主要设计到的证件有:嘉宾证、贵宾证、记者证、参展证、观展证、施工证、工作证、参会证、赠票的。每日相关证件均会有所变动,证件的变动同时代表了展示空间或会议空间人流情况的变动,对相关证件及时进行统计,一方面可以防止证件短缺]另一方面可以根据证件情况有效的判断现场每日人流量情况。


90设备检测

不同的展场配备相关设备均有所不同,而参展企业为了更有效的展示产品也是使用部用设备附助展示效果。对于展场设备、参展设备、参观管理控制设备的检查是显示组织机构服务能力的重要评估指数。


91空间测试

对展览活动相关展示空间、交流空间进行水、电、空气、噪音等,通过科学的方法进行测试,以保证展览活动的顺利进行。目前各国对于大型展示空间的相关空气、噪音等均有明确的规定,只有符合的相关规定,才能举办高规格、高标准的展览项目。


92岗位分工

前期的工作人员,在进行布展期,到展览活动现场服务,从服务功能上会有所转变。前期的招展招展人员,在现场时就变成了参展商服务人员,前期的媒介相关人员,在现场变成了新闻单位接待人员等。对于部分岗位需重新进行合理的分配,以保证展览活动顺利的进行。


93人员培训

这是的人员培训,主要指争对现场服务、现场接待、展商展务协调、展场熟悉等方面进行培训,使相关工作人员,能更加了解自己工作的任务与岗位的重要性。同时,需培训一定的危机处理、安全应急方面内容,以提高工作人员犯范与突发事件处理的能力。


94展场排查

根据展位预定,展位报装总计结果,会议预定情况,广告位预定情况、现场活动地点、室外活动地点的预定的统计,核实参加展览展示的群体是否按照预定进行情况了布置装饰,是否有需要更换地方或需要协调的内容。同时,也是为了防止展位变项转让,展出品不台符合规定必须的手段之一。同时可以有效的查验是否有假冒伪劣产品进行展览活动现场,以免造成其他损失。


95场地清洁

展品布置,展位装饰,会议布置等,都是产生大量的垃圾物品或囤积物品,为了保证展览活动的顺利进行,在展览活动的布置结束后,应对相关的场地、展示活动空间等进行清洁处理,已保证整体展示空间的干净卫生。特别提示:目前国内在特装展位使用材料还处于发展初期,部分材料对人体有一定的伤害,应当在展位装饰结束后,进行通风换气,以保证参观者与参观者的人身安全。


96准时开幕

按照计划任务完成展览活动前期准备工作,并且对已安排的各项准备工作进行了最后的排查,即可进入准备开幕的时期,也称为进入现场阶段。展览活动筹办过程中大量的工作均在前期完成,每一项准备都是为了现场能更加出彩。


内容来自:毛豆先生 会展讲武堂  内容整理编辑:会点网HUI.NET袁帅

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