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【会点办会指南】办展指南之百项流程工作造就成功展览(上)

展览操作基本程序

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1项目构思

展览正式立项的基本构思过程,包括了立项的原因、理由、目的、以及展览项目展示内容、时间,城市等。是展览立项之前的基本构思。通常由展览专业策划人员,完成初期的构思过程,并通过文案进行描述。


2 展览调研

通过设计问卷、电话调查等方式,来验证构思方案的成立性,主要争对参展群体、观展群体的调研,来进行可行性的基本分析。


3创意开发

通过一定时段的调研与专家论证,对原有的构思重新进行分析、评估。部分创意内容,则要根据市场调研结果进行即使调整。


4规模设计

对即将举办的展览活动,根据市场调研结果,进行规模设置。


5主题定位

通常在进行初案沟通时,项目管理者、策划者应当与相关监督机构就展览项目的主题定位进行论证。主题定位即展览项目展示的基本中心思想。


6形象标识

形象标识是展览文化体现的重要组成部成。通过形象与各类标识反映展览项目的中心思想与畅导理念。


7 CI 建设

CI是企业识别系统,是保证企业在经营理念,行为模式,以及对外形象方面达到高度统一的有效工具。而CI策划,也就是从建立CI体系,到执行CI的实施的企划方案,以及组织整个过程,就叫CI策划。


8 VI 设计

VI:视觉识别VI:以标志、标准字、标准色为核心展开的完整的、系统的视觉表达体系。将展览项目的理念、企业文化、服务内容、项目规范等抽象概念转换为具体符号,塑造出独特的展览项目形象。

VI系统:
A.基本要素系统:如展览项目名称、展览项目标志、展览项目造型、标准字、标准色、象征图案、宣传口号等。
B.应用系统:产品造型、办公用品、企业环境、交通工具、服装服饰、展示道具等。


9初案汇总

初案整理,又被称为展览关联元素设计。是指策划人员通过市场调查与论证,认为此项目具有一定的可行性。这时,就需要原构思的草案进行完善,使用形成展览项目的基本初案。


10汇报方案

指策划工作小组,进行内部策划案汇报演说。主要包括立项的调研结果,展览基础市场分析等进行汇报,以获得更多人的支持与配合。


11报批准备

凡举办大型展览活动,均需要经过相关管理机构的审批或备案,应当由展览组织者、展览策划者共同完成项目的报批文件准备,由发起单位作为筹备机构进行申报。


12预算分析

根据初案中表示的展览规模对即将举办的展览项目,进行合理的规划预算,主要包括了展览场地租赁费、工作人员费用、宣传营销费用、后勤保障费用等。


13标准制定

在具体展览项目进行报批的过程中,相关管理人员应当尽快制度相关管理规定与制度等,对相关的职能、职务责权力等进行相关制定,并出台相关制约与奖罚相关条例,使团体拥有完善的管理规章制度。


14人员招聘

建立人员岗位分配系统,确定奖罚管理规定,设定岗位职能与权限,选用符合展览运营需求的各种人才。


15竞争分析

主要争对展览事件对应的市场竞争情况进行分析,包括同类展览的运营情况,市场占有情况,发展情况等,明确同类或相近的展览项目,是否与即将举办的项目形成的竞争,是否可以资源互补或合作发展。


16客户分析

不同的项目会面对不会的参展群体与采购群体,在项目没有举办之前,对有效客户进行分析是很有必要的,参展群体数量与参展商的发展状态,以及观众与数量与观展的意向性客户数据,都是决定展览项目市场运营规则与能否组织实施的重要参考依据。


17展示方式

这是所讲的表现方式,是指展览活动的具体地点展示给用户的不同表现方式。例如:展览加会议、展览加节庆,展览加演艺等


18展区论证

不同的展览会在展区划分上均会有不同。通常展示区划分为室外空地、室内特装区、室内标准区、展贸洽谈区。另一种分法为:国家区、省级区、地方区、企业区等。


19营销模式制定

展览营销方式分为:

直销:即直接销售,是指由展览组织者直接进行终端营销。

政府组团:是指由政府相关单位根据相关政策组团参加展览展示。

代理销售:是指由其他社会团体或机构代理展览会相关销售工作。


20合作资源分析

每一个展览会均会有大量的协调与资源互换关系。例如:与媒体互换资源、与同行业互换资源、与服务商互换资源等等,互相资源可以更加有效的促成展览活动的成功举办,同时可以为组织者节省成本,增加展览项目的传播率。


21组织团队培训

任何一个展览活动,都会由多个机构通过团队合作的方式使活动的展示得到保障。进行展览活动举办前,对相关合作与服务机构进行统一的培训。可以增加合作机构或个人对展览活动的理解与认识,减少运营过程中的纠分。


22 效益分析

指按照展览活动的初案设计,对未来市场可能产生的收益进行分析与评估。效益分析包括了直接收益与介接收益两部分。


23行政协调

展览项目的成功举办,需要得到多方面的协调与支持。例如:工商、税务、检验检疫、海关、产权保护机构等。协调工作繁杂,头绪较多,所以展览活动的组织者应当尽早的开始协调相关工作。


24绩效考核制定

团队业绩的完成,需要配合有较好的绩效考核标准。绩效与奖罚条例展览活动组织团队管理标准中,不可缺少的一部分。可以有效的调动团队的工作积极性,也可以作为团体个人业绩能力评估的重要指标。


25流程设计

对于即将举办的展览活动,根据时间、任务进行流程制定。明确不同时间相关机构应当完成或协调的任务。达到团队的统一运营。流程设计也可以根据活动举办时间的具体时间,设定倒计时工作任务表。


26促销谋略

促销谋略主要包括:促销战略制定、促销目标群体选择、促销方法选择、促销时间与方式选择等,主要指争对不同的群体,按照营销需求制定合理的促销方案,根据目标群体媒介载体的关注程序来确定促销的具体操作。


27合同起草

主要包括参展合同、观众邀请合同、资源互换合同、展场租赁合同、广告合同、劳动合约、展位代理销售合同、施工保证合约等,不同的合约争取群体不同,相关约定条款与责权力各不相同,应邀请权威机构对合约给予指导,以免发生违约后无法可依。


28促销执行

每个展览项目在促销策略上各不相同,争对不同的群体以及群体认知的媒体,设计科学的促销策略、制作促销礼品等,选择展览项目购买者的认知习惯,才能有效的推进展览会销售。特别是在促销方式上的创新,可以有效的提高购买者对展览项目的兴趣。


29媒介公关 

据促销战略与宣传设计,对已选定的各类媒介载体进行公关洽谈。可以根据展览活动的资源情况进行媒体载体户换或资源互用。也可以进行有偿性展览项目宣传。


30场地察看

根据展览活动的制定规模在符合条件的范围内,选择符合举行展览活动的场地,主要包括:展馆硬件,周边环境、展馆布局、馆建状况、场馆信誉、交通与停车位情况、餐饮与购物、门禁与公共空间等。


31 行文报批

无论是政府展览项目还是商业展览项目,都必须由发起机构报国家相关主管机构进行审批或案例。包括项目可行性报告、发起单位资质等。关于入境展览活动与经贸活动的相关报批要求,请各级管理机构要求。


32用品采购

用品采购工作通常由执委会后勤保障机构统一采购,包括展览活动相关标识卡、胸卡、手提带、工作服、对讲设备、会务用品、注册用品、引导用品等。


33设备规划

展览活动中,开幕闭幕、表演活动等,都需要大量的设备,包括声频、视频、音频、灯光等多种设备,我国已有专业从事设备租赁服务的机构,可以多种合作选择也可以由组织者统一采购使用或者通过招标的形式进行承包作业。


34标准公告

主要指对举办场地、项目名称、组织机构、举办时间等展览活动的重要元素,进行社会公告,一方面是促进展览活动的正常进行,另一方面也是为展览的营销做一些准备性的工作。通常大型博览会,标准的公告则采用较大规模的形象展示进行公告。


35预算控制

合理的预算是减少成本与科学使用资金的基本保证,在实际经营中可能会与预算发生一定的分岐。由于是现金流量方面,控制不得当,就会造成资金紧张或者给展览活动带来损失。根据展览活动的进行,随时调整预算的实施策略,是展览经营的基本保障措施.


36 营销启动

签定了举办场地,掌握的参展商数据与观众数据后,即可以思考尽快开始营销。营销启动包括:营销方式选择、营销策略制定、营销目标跟踪、营销成果统计等,大型展览活动应当实行全国营销时间统一、以防止代理机构发生冲突。


37销售组合

这里的销售组合是指政府发文与市场营销、区域代理与直销、商务推广与展位销售、会议推广与资源互换等多种销售的组合,无论是哪一种组合,都是为了有效的促进展览活动的销售。应当根据组织者的实际情况进行销售组合策略应用。


38信息互通

信息互通是展览活动顺利进行至关重要的环节。目前我国无论是政府展还是商业展,因为组织机构信息沟通不畅而造成的工作延误等问题屡屡发生,在展览活动进行过程中,可变因素较多,展览元素一变则多则,必须随时保持沟通,才能保证业务的正常进行。


39线路协商

根据参展规模与观众情况,组织者与场馆方,应当提前制定参展路线、门禁方法、出入口设定等细节问题,一方面为场馆方进行内部协调提供了要素,另一方面也可以使组织机构工作人员,对现场预期情况,有更准确的判断。


40 预定场地

举办场地的预定,应当在合约中对于场地中相关元素进行约定,凡与举办期内有关的行为活动应当在条款中明确表示。也这是目前我国出现纠纷较多的一个环节。一方面是因为组织者在察看场地后并没有进行深入了解与沟通,过于草率的做出决定,造成了合作双方的合约纠纷。另一方面大部分合作双方,都对举办地附属的关联服务,都没有明确的规定,当参展或观众发生了某一类问题或有某一类需求时,不知道应当找场馆还是找组织者,直接对展览活动的形象造成了影响主。


41项目公告

对展览项目的举办场地与相关数据公告,在进行公告时,通常展览的时间、举办场馆、展示面积、展示规模等均已确定。通常展览组织机构在此时会组织召开新闻发布会或记者招待会,对展览项目进行进行公告。


42物流托管

物流托管是实现现代物流专业化管理的一种新型管理模式。委托方和受委托方通常以“物流托管合同”为契约方式,约束托管期内各自的权力、义务和经济收益。作为委托方而言,通常是将其所属物流相关的人事管理、财务管理、资产管理和业务管理全部委托给专业的物流管理公司进行统一管理;对于接受委托的物流管理公司而言,需要通过对人、财、物、业务的专作者:毛豆先生业化管理,在托管期内达成委托方的物流服务指标和成本指标,从而为委托方创造价值,并按其所创造价值的高低获得自身相应的经济收益。


43广告代理

展览活动中,广告载体较多,包括有平面广告载体、现场广告载体、流程广告载体等等,不同的广告载体均是为了有效的利用参展群体与观展群体在参加活动时,增加更多的信息交流与产品购买活动,应用各种媒体的广告时间和空间,以确定客户产品和服务的目标消费者;广告客户是广告活动的直接投资者,是广告代理商的收入来源;两者关系实质上是一种经济关系。广告告代理是指将上述相关广告委托专业从事广告公关传播与广告制作的机构来完成广告的销售与维护。成熟的广告代理制也能促动广告客户广告意识的提高。


44代理商培训

这里的代理商是指展览活动中,招商招展的代理商。代理商培训是展览活动有效应用资源,充分进行展览营销的基本工作之一。对代理商进行展览标准、展览定位、展览规格、展览服务内容的培训。可以有效的促进展览的销售。


45责权分工

责权分工在展览管理中,可能最难处理的就是关于部门职能临界点的划分和责权划分工作了,这几乎是影响到展览协调与协同能力的重要问题和症结,对于一些展览项目来说,通过任务驱动或项目驱动的形式划分能够较强的使业务归属某个部门较强,但如果一旦通过中心或者按照职能划分的情况下,则会缺少对于事物的主导部门,各部门之间协调出现问题,对于层级的管理不是很有利,尤其是在多业务并行的情况下,此情况会尤为突现,一个好的组织架构是做事情的前提,企业管理是业务的前动力,人格魅力是化解非制度化情况下问题和矛盾的重要力量之一。


46展区划分

展区划分方法主要有以下几类:

按国家分区、按行业分区、按省市分区、按展示方式分区、按企业性质分区等

例如:国际团组展区、国内省市作者:毛豆先生团组展区、包括台湾省和香港、澳门特别行政区在内的全国各省市展区、跨国公司展区、国内企业展区、重点企业展区、中小企业展区、合作伙伴展区、专题活动区、表演促销区等。


47展品报关

举办出国展览(销)会而筹集的展品出口时,组织出国展览(销)的单位持下列单证向出境地海关申报: 

(1)归口审批部门的批件;  

(2)展品清单一式二份;  

(3)如由外贸、工贸公司主办又属实行许可证管理的商品,须提交出口货物许可证;非外贸单位主办的,不论是否属实行许可证管理的商品,则一律须提交该证;

(4)出口货物报关单一式三份; 

(5)运输单据。


48媒介反馈

即大众媒介反馈只能选择那些理论上可以代表全部受传者的受众代表;

(一)间接性,即在大众传播过程中,传播者与受传者之间的交流是间接的;

(二)延迟性,即大众传播受众反馈几乎都是延迟的;

(三)累积性,即大众媒介的反馈主要是指经过一段时间以后许多受传者的累积性反馈,累积性反馈对于传播者长期决策有很重要的参考价值;

(四)收集活动机构化,即作者:毛豆先生传播者要想获得受众反应方面的情况,往往需要专门的机构来从事调查工作;

(五)量化性,即大众传播的反馈信息很多,为使这些信息有效而且直观参与,必然要使这些内容量化


49安全设计

安全设计主要包括:展示场地安全、人员安全、展品安全、交通物流、餐饮检查、治安管理等。目前展览活动通常由公安机构与安保机构共同完成。由于展览活动会在短时间聚集大量的人员、物资等,所以对活动举办期间的各项安全准备、周密计划、措施严密、密切配合、联合作战、运用高科技、以及实施大警卫的战略方针是保证展览活动顺利进行的基本任务之一。

例如:展示场地安全包括:

①    进入展示场地身份识别系统设置

②    展示场地出入口设置

③    展场保安与便装安全监督员设置

④    人员疏散与物品管理系统设置

⑤    展位安全施工与展品安全检查

⑥    展示场所监视设备与对讲设备

⑦    展示地防火设备与消防设备准备

⑧    现场救助医疗系统        

      

50 应急预案

展览应急预案所称是指对可能突发的事件进行事先的应急准备,防止造成人员伤亡、财产损失、危害社会及公共安全的紧急事件。

突发公共事件主要有以下四类:

⑴自然灾害。  ⑵事故灾难   ⑶公共卫生事件。   ⑷社会安全事件。详情见展览应急与预防。


51展期参观分配

通常大型展览会均对根据展览活动性质,对展期参观进行一定的设计。例如:领导参观期、专业观众期、大众参观期或非专业观众参观期。


52嘉宾确认

拟定、邀请、确认是一个完整的嘉宾服务系统。展览组织者在举办大型展览项目时,通常均会邀请部分领导与嘉宾进行开幕、参观、剪彩等。对于参会嘉宾、发言嘉宾、参观嘉宾、特邀嘉宾等嘉宾的邀请和确认是一个周密而繁杂的工作,应当由专业进行处理。


内容来自:毛豆先生 会展讲武堂  内容整理编辑:会点网HUI.NET袁帅


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